Comment fonctionne Nalie

Nalie rattache automatiquement votre compte à votre entreprise à partir du domaine de votre adresse email. Une inscription avec prenom.nom@votre-entreprise.fr vous relie à l'entreprise déclarée sous ce domaine.

Un email de confirmation vous est envoyé : votre compte reste inactif tant que vous n'avez pas cliqué sur le lien. Ce lien est valable 24 heures et peut être renvoyé depuis l'écran de connexion.

Si aucune entreprise ne correspond à votre domaine, votre compte est créé mais mis en attente : un administrateur doit vous rattacher avant que vous puissiez vous connecter. Une adresse email personnelle (gmail, orange, free…) ne permet donc pas ce rattachement automatique.

Le processus de demande d'accès aux services sera détaillé prochainement.

Un contact est un client ou un prospect — un particulier ou une entreprise. Il est saisi une seule fois et partagé par tous les modules : le même contact sert aux dossiers, aux médias, aux contrats.

Un dossier est toujours rattaché à un contact. Un même contact peut en avoir plusieurs : une résidence principale, un local professionnel, une extension réalisée deux ans plus tard.

Un dossier peut relever de plusieurs services à la fois. Une même affaire peut ainsi porter un projet KNX, une demande de vidéoprotection et un procès-verbal VMC, sans jamais dupliquer le client ni l'adresse du chantier.

Un contact peut être repris d'une fiche exportée depuis un téléphone (format vCard) : le fichier est lu par votre navigateur et remplit le formulaire, sans jamais être envoyé au serveur.

L'administrateur de l'entreprise définit un jeu d'adresses de groupe « Commandes générales » par défaut. Chaque nouveau projet KNX en hérite automatiquement : plus besoin de recréer à la main les mêmes commandes centralisées d'un chantier à l'autre.

Ces valeurs par défaut restent modifiables projet par projet — le modèle donne le point de départ, pas une contrainte.

Un projet peut aussi être importé depuis un fichier ETS existant. Nalie reconstruit alors l'arborescence complète : groupes principaux, groupes médians et adresses. Si le fichier vient d'un export Nalie, les niveaux et les pièces sont rétablis eux aussi.

L'export au format ETS permet enfin de repartir vers votre logiciel de programmation à tout moment.

Le service accompagne le montage du dossier de demande d'autorisation : identité du site, activité selon la nomenclature CERFA, responsable du traitement, finalités, durée de conservation, et description caméra par caméra (zone filmée, intérieur ou extérieur, public ou non).

Une partie des informations n'est connue que du client. Nalie génère donc un lien sécurisé à lui transmettre par email : il complète lui-même sa partie et dépose ses pièces justificatives depuis son navigateur, sans avoir besoin d'un compte.

Le dossier suit quatre états : brouillon tant que vous le préparez, envoyé une fois le lien transmis, complété par le client à sa réponse, puis terminé lorsque vous le validez. Vous voyez donc à tout moment qui doit agir.

Chaque dossier peut porter un ou plusieurs procès-verbaux de réception : identification du logement, caractéristiques de l'installation, points de contrôle et mesures relevées lors de la mise en service.

Le procès-verbal se génère en PDF, prêt à être remis au client ou joint à un dossier de conformité.

Vous déposez vos fichiers en les rattachant à un client et à un dossier — les mêmes que partout ailleurs dans Nalie. Le dossier peut être créé au moment de l'import, sans quitter la page.

Chaque média porte une phase de chantier : avant travaux, pendant travaux, après travaux, maintenance ou SAV. S'y ajoutent des catégories, définies par l'entreprise, et des mots-clés libres.

Les photos prises au téléphone conservent leurs informations : date de prise de vue et coordonnées GPS quand elles sont présentes. Les fichiers HEIC des iPhone sont convertis automatiquement pour rester lisibles partout.

La recherche croise client, dossier, catégorie, mot-clé, ville, phase, période et auteur. Les résultats s'ouvrent en diaporama, avec agrandissement, zoom et déplacement dans l'image.

Un média déposé sans dossier n'est pas perdu : il apparaît dans une liste « à classer » que vous traitez quand vous le souhaitez.

Chaque contrat porte son client, son dossier, sa date anniversaire et sa période de renouvellement — mensuelle, semestrielle, annuelle, biennale ou triennale. Les types de contrat, leurs délais de relance et leurs modèles de mail se paramètrent par l'entreprise.

À l'approche de l'échéance, Nalie envoie une relance au client. L'envoi automatique s'active ou se coupe contrat par contrat, et un bouton permet de déclencher la relance immédiatement quand la situation l'exige.

Le mail contient deux liens : renouveler, ou suspendre. Le client répond d'un clic, sans compte et sans mot de passe. Les liens restent actifs cinq jours, et vous êtes averti de son choix dès qu'il a cliqué.

Chaque appareil installé est rattaché à un dossier, donc à un client. Vous consignez sa marque, sa référence, son numéro de série, son emplacement dans le bâtiment et son fournisseur.

Deux garanties sont suivies séparément, parce qu'elles ne courent pas depuis la même date : la garantie fournisseur démarre à l'achat, la garantie client à la pose. Nalie calcule les deux échéances et signale ce qui arrive à expiration.

Au moment d'un dépannage, la recherche par numéro de série retrouve l'appareil, son dossier, son état et sa couverture. Poser plusieurs exemplaires identiques ne demande pas de tout ressaisir : une fiche se duplique, seul le numéro de série reste à renseigner.

Chaque salarié saisit ses heures semaine par semaine, jour par jour, avec ses absences, ses paniers repas et ses zones de déplacement. Il peut joindre ses justificatifs.

La feuille passe par trois états : brouillon pendant la saisie, soumise quand le salarié la transmet, validée après contrôle. Une feuille validée n'est plus modifiable par le salarié.

La fiche navette regroupe le mois entier pour toute l'équipe : heures, heures supplémentaires, absences, paniers et indemnités de zone. Elle affiche bien tous les jours du mois, y compris ceux des semaines à cheval sur le mois précédent ou suivant.

Le mois se transmet au service paie en Excel ou en PDF, et une archive ZIP rassemble les justificatifs déposés. L'envoi par email au destinataire configuré se fait en un clic.

L'inventaire général répond à « qu'ai-je en stock, et où ? ». Les produits se saisissent au scan du code-barres ou à la recherche dans votre catalogue, puis se ventilent par lieu de stockage — entrepôt ou véhicule. L'import d'un fichier CSV fournisseur permet d'intégrer une commande entière d'un coup.

L'inventaire des dossiers répond à « où en est chaque affaire ? ». Pour chaque dossier vous saisissez le montant du devis, les prestations déjà facturées sur l'exercice et la part réalisée non encore facturée. Nalie en déduit le pourcentage d'avancement, le reste à facturer et la valeur du matériel approvisionné mais pas encore posé.

Le registre du matériel répond à « que possède l'entreprise ? ». Outillage, mobilier, appareillages : chaque bien porte son numéro de série, son prix d'achat, son état, son lieu et l'utilisateur auquel il est confié. La liste s'exporte en CSV ou Excel, avec sa valeur totale.

Les deux premiers se rattachent à votre exercice comptable, dont vous déclarez le mois de début : une clôture au 30 juin donne bien un exercice « 2025-2026 ». Une fois le comptage terminé, l'inventaire se valide et passe en lecture seule — plus aucune ligne ne peut être ajoutée ni corrigée.

Un PDF unique réunit alors le stock et les dossiers du même exercice : une synthèse chiffrée, un cartouche d'attestation à signer, puis le détail ligne par ligne. C'est le document à remettre à votre expert-comptable.

Les lieux de stockage, les types de matériel et le catalogue produits sont paramétrables par l'administrateur de l'entreprise.

Le relevé de votre carte carburant s'importe tel qu'il vous est fourni. Nalie y reconnaît les véhicules, distingue le gazole, le sans-plomb et l'AdBlue, et présente chaque plein plutôt qu'un total mensuel — deux pleins d'un même mois n'ont pas la même histoire.

Les relevés de compteur se saisissent à la main, par véhicule et par date, et se corrigent à tout moment. C'est ce qui permet de calculer une consommation réelle entre deux pleins.

Quand un intervalle est incomplet — carte oubliée, plein réglé autrement — Nalie le signale au lieu de l'intégrer en douce : la distance est comptée, la consommation non. Une erreur de saisie manifeste est écartée de la même façon.

Chaque véhicule a sa consommation de référence, et l'écart déclenche une alerte. Un utilitaire et un hybride rechargeable n'ayant rien de comparable, le seuil s'apprécie par rapport au véhicule lui-même, pas à une moyenne de flotte.